VERBİS Kayıtları Bitti Mi?
Bilindiği üzere 30 Eylül 2020 tarihinde VERBİS’e kayıtla yükümlü veri sorumlularının sisteme kaydolması ve envanterlerini girmeleri gerekmekteydi. Bahse konu sürenin geçmesiyle birlikte Kurum tarafından hala kayıt yaptırmayan Veri Sorumlularına yazı gönderildiği görülmektedir. Söz konusu yazılarda verilen otuz günlük süre içerisinde Veri Sorumlularının Sicile kayıt işlemlerini tamamlaması ve envanterlerini doldurmaları beklenmektedir. İşbu yazımız ile uygulamada ortaya çıkan soru işaretlerini gidermeye çalışacak ve VERBİS kayıt yükümlülüğüne değineceğiz.
1. VERBİS Nedir?
VERBİS (Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi) veri sorumlularının Sicile başvuru ve Sicille ilgili diğer işlemlerde kullanacakları internet üzerinden erişilebilen bilişim sistemini ifade eder. Yasa hükümlerine göre kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicil Yönetmeliği’nde belirtilen şartlara sahip ise, VERBİS’e kaydolmak zorundadır. Buna göre ilgili gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri kategorik bazda VERBİS sistemine beyan etmek zorundadır.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den çok / yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları
- Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları
VERBİS’e kaydolmalıdır.
2. Yıllık Çalışan Sayısı Nasıl Hesaplanır?
Yıllık çalışan sayısının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir. Buna göre, bir veri sorumlusu 2017 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 sinin her birinde bildirmiş olduğu çalışan sayısının 50’den çok olması halinde kayıt yükümlülüğü 01.10.2018 tarihinde başlayacaktır.
3. Yıllık Mali Bilanço Toplamı Nasıl Hesaplanır?
Yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir. Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır. Ciro ya da net satış / brüt satış hasılatı bilgisi dikkate alınmayacaktır.
4. VERBİS Kayıtları Devam Ediyor mu?
Yukarıda sayılan veri sorumluları 30.09.2020 tarihine kadar Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne kayıt yükümlülüklerini yerine getirmeliydi. Öte yandan, 01.10.2020 itibariyle kayıt yükümlülüklerini yerine getiremeyen birçok veri sorumlusunun mevcut olduğu Kurum tarafından tespit edilmiş ve bu veri sorumlularının nasıl bir yol izleyeceğine dair bir duyuru yapılmıştır. Bu duyuruya göre Kurul’un vermiş olduğu kararla 01.10.2020 tarihi itibariyle VERBİS kayıt yükümlülüğünü yerine getirmemiş olan veri sorumlularına Kurum tarafından yazı gönderilerek belirli bir süre öngörülecek ve bu süre içinde kayıt işlemlerinin tamamlanması gerekecektir. Kurul’un verdiği bu kararın dayanağının COVID-19 sebebiyle hukuki, fiili ve teknik imkansızlıklar sebebiyle kayıt yükümlülüğünü yerine getiremeyen veri sorumlularının bulunması olduğu da ayrıca belirtilmiştir. Bu doğrultuda VERBİS kayıt süreçleri hali hazırda devam etmekte, Kurum’dan yükümlülüklerini yerine getirmemiş olan veri sorumlularına gönderilecek yazıda belirli bir süre öngörülmektedir. Kurum tarafından bu yazının veri sorumlusuna gönderilmesi tarihinden itibaren 30 gün içinde VERBİS kayıt işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir. Ancak tarafına herhangi bir yazı tebliğ edilmemiş olan Veri Sorumluları da herhangi bir yazı beklemeden kayıt işlemlerini tamamlayabilir.
5. Kayıt Her Sene Yenilenecek mi?
VERBİS’e kaydolma işlemi bir kez gerçekleştirilen bir işlem olup Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi akabinde doldurulan envanterde, sadece girilen bilgilerde değişiklik meydana gelmesi halinde güncelleme yapılması gerekmektedir. Bunun haricinde her yıl tekrar tekrar kayıt yapılması gibi bir durum söz konusu değildir.
6. VERBİS Kaydı ile Yükümlülükler Bitiyor mu?
VERBIS kaydı, Yönetmelik tarafından yukarıda belirtilen veri sorumlularının kaydolması gereken bir sistemdir. Ancak 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuata uyumluluk her veri sorumlusunun yükümlülüğüdür. VERBİS kayıt yükümlülüğü haricinde, veri sorumlusunun idari ve teknik tedbirleri alma, ilgili kişileri hukuka uygun olarak aydınlatma, Kurul Kararları’na uyma, genel ilkelere uygun veri işleme gibi 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuat ile getirilen yükümlülüklere uyma zorunluluğu bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler için kapsamlı bir uyum süreci yönetilmeli, düzenli olarak iç envanter tutulmalı, saklama ve imha prosedürleri işletilmeli, sözleşme ve diğer bağlayıcı belgeler Kanun’a uygun olarak düzenlenmeli ve takibi yapılmalıdır.
