Türkiye’de en çok tercih edilen sermeye şirketi türlerinden birisi olan anonim şirketlerin zorunlu organlarından birisi de genel kurullardır. Şirkette sermaye sahibi olan gerçek veya tüzel kişi herkes kural olarak genel kurul toplantılarına katılmak ve alınacak kararlarda oy kullanmak hakkına sahiptir.

Genel kurulların nasıl toplanması gerektiğine ilişkin usul ve esaslar başta 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“Kanun”) ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te (“Yönetmelik”) düzenlenmiştir.

1. Genel Kurulların Toplanma Şekilleri Nelerdir?

Genel kurullar, olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde toplanır.

Olağan genel kurul toplantılarının kurul toplantılarının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması gerekmektedir ve olağan genel kurul toplantılarında asgari olarak;

1. Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması,
2. Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi,
3. Denetçi raporlarının okunması,
4. Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki,
5. Yönetim kurulu üyelerinin ibrası,
6. Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi,
7. Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi,
8. Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması,
9. Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti,
10. Denetçinin seçimi maddelerinin yer alması zorunludur.

Olağan genel kurul toplantılarının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması zorunlu olmakla birlikte yapılmamasının herhangi bir yaptırımı bulunmamaktadır. Buna karşın; olağan genel kurul gündeminde yönetim kurulu üyelerini ibrası için zorunlu maddeler yer aldığından zamanında yapılmaması halinde yönetim kurulu üyelerinin sorumlulukları açısından önemli sorunlara yol açabilecektir.

Olağanüstü genel kurul toplantılarının yapılması için ise bir zaman şartı olmayıp gerektiği takdirde olağanüstü genel kurul toplantısı gerçekleştirilebilecektir. Olağanüstü genel kurul toplantılarında görüşülmesi gereken gündem maddelerine ilişkin olarak ise Kanun’da bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Çağrı bakımından ise genel kurul toplantıları çağrılı veya çağrısız olarak gerçekleştirilebilir. Bir genel kurul toplantısının çağrısız olarak gerçekleştirilebilmesi için tüm pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunması ve bu nisabın toplantı sonuna kadar korunması gerekmektedir.

2. Toplantıya Çağrı Kim Tarafından Nasıl Yapılacaktır?

Genel kurul toplantısına çağrı yetkisi aslen yönetim kuruluna aittir. Hatta, yönetim kurulu görev süresi sona ermiş olsa dahi bu yetkisini kullanabilecektir. Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler.

Yine, Kanun’da sayılan şartların gerçekleşmesi üzerine azınlık pay sahipleri veya tek bir pay sahibi de genel kurulu toplantıya çağırabilecektir.

Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Ancak, uygulamada ilan metninin Ankara’ya gönderilme süresi de dikkate alınarak en az yirmi gün öncesinden çağrı yapılmaktadır.

Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.

Toplantı gündemi çağrıyı gerçekleştiren tarafından belirlenmektedir, ancak olağan genel kurul toplantısında yukarıda bahsedildiği şekilde asgari gündem içeriğine uyulmalıdır. Toplantı çağrısında;

1. Toplantı günü ve saati,
2. Toplantı yeri,
3. Gündem,
4. Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri,
5. Çağrının kimin tarafından yapıldığı,
6. İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,
7. Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu bilgileri belirtilir.

3. Toplantıya Kimler Katılabilecektir?

Yönetim kurulu, Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin listeyi, Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlayacağı “pay sahipleri çizelgesi”ne göre düzenler.

Yönetim kurulu, kayden izlenmeyen paylar ile ilgili olarak genel kurula katılabilecekler listesini düzenlerken, senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarını, hamiline yazılı pay senedi sahipleri bakımından da giriş kartı alanları dikkate alacaktır. Giriş kartı, hamiline yazılı pay senedi sahipleri tarafından genel kurul toplantı gününden en geç bir gün önce, bu senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak alınabilecektir.

Toplantıya katılma hakkına sahip olan kişiler dilerse temsilci vasıtasıyla da toplantıya katılabilir. Temsilci vasıtasıyla toplantıya katılmak isteyen kişiler toplantıya ve şirkete ilişkin bilgiler ile adına oy kullanma yetkisi verdiğini içeren vekaletnameyi noterden çıkarmalıdır. Yönetmelik gereğince, noter onaylı vekaletname olmaksızın temsilci ile genel kurul toplantısında temsil olunması mümkün değildir.

Toplantıya katılan kişilerin kimliğinin tespit edilmesi yönetim kurulunun sorumluluğundadır.

4. Toplantıda Hazır Bulundurulması Gereken Belgeler Nelerdir?

Genel kurul toplantı yerinde;

1. Şirketin esas sözleşmesi,
2. Pay defteri,
3. Toplantıya çağrının yapıldığını gösteren gazete ve diğer belgeler,
4. Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu,
5. Denetçi raporu,
6. Finansal tablolar,
7. Gündem,
8. Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı,
9. Hazır bulunanlar listesi,
10. Genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur.

5. Toplantı Nasıl Yürütülecektir?

Toplantı, çağrı yönetim kurulu tarafından yapılmış ise, en az bir tanesinin hazır bulunması zorunlu olan yönetim kurulu üyesi tarafından açılır. Toplantı çağrısı diğer yetkililer tarafından yapılmış ise bu durumda bu kişiler toplantıyı açmaya yetkilidir. Toplantının gerçekleştirilebilmesi için sermayenin en az ¼’ünü temsil eden payların toplantıda temsil edilmesi gerekmektedir.

Ana sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa, toplantıyı, genel kurul tarafından seçilen, pay sahibi sıfatını taşıması şart olmayan bir başkan yönetir. Başkan tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu belirleyerek başkanlığı oluşturur.

Başkanlık divanı oluşturulduktan sonra toplantıda gündem sırasında uyularak gündem maddelerinin görüşülmesine geçilir. Pay sahiplerinin tamamının hazır bulunması halinde, gündeme oybirliği ile konu ilave edilebilir.

Özel mevzuatında, şirket ana sözleşmesinde, iç yönergede yer alan özel hükümler ve genel kurulda alınacak kararlar saklı kalmak kaydıyla, genel kurul toplantısında oylama açık ve el kaldırmak suretiyle yapılır.

Kararlar; ana sözleşmede ve Kanun’daki karar nisaplarına uygun olarak alınır. Karar nisaplarına uyulmaksızın alınacak kararlar ise yok hükmünde kabul edilecektir.

Alınacak kararlar; bir tutanak altına alınır. Tutanak; pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını, itibarî değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve eğer katılımını gerektiren bir toplantı ise Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.

6. Bakanlık Temsilcisinin Katılımının Zorunlu Olduğu Toplantılar Nelerdir?

Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

1. Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.
2. Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.
3. Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.
4. Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

Yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

Bakanlık temsilcisi ilgili il ticaret müdürlüğünden veya MERSİS üzerinden talep edilebilecektir. Başvuru sırasında; dilekçe, yönetim kurulunun çağrı kararı, toplantı gündemi, dilekçeyi imzalayan yetkilinin imza sirküleri ve bakanlık temsilcisi ücretinin ödendiğine dair banka dekontu ibraz edilmelidir. Bakanlık temsilcisinin atanabilmesi için toplantı tarihinden en az on gün öncesinde başvurulması önem arz etmektedir.

7. Sonuç

Yukarıda detaylı olarak izah edildiği üzere; anonim şirketlerde genel kurul toplantılarının gerçekleştirilmesi için birçok usul ve esasa ilişkin kural bulunmaktadır. Bu kurallara uyulması önem arz etmektedir. Zira, bu kurallardan; çağrı ve toplantı ve karar nisaplarına uyulmadan karar alınması halinde karar yokluk, diğer kurallara uyulmaması halinde ise mutlak butlan veya iptal edilebilirlik yaptırımlarıyla karşılaşabilecektir.

Toplantının anılan kurallara uygun olarak yürütüldüğünün denetimi ise yönetim kurulunun sorumluluğunda olup anılan yaptırımlara ilişkin ise şirkete karşı pay sahipleri dava açabilecektir.