KOOPERATİF BİLGİ SİSTEMİ 

A. GİRİŞ

14.01.2022 Tarihinde Resmi Gazetede “Kooperatif ve Üst Kuruluşlarının Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulundurulacak Bakanlık Temsilcisinin Nitelik ve Görevleri Hakkında Yönetmelik”, “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği”, “Kooperatifçilik Eğitimi Yönetmeliği”, “Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” yayımlanmıştır. Bu yazımızda “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” ile getirilen önemli değişikliklere ve getirilen yeniliklere değinilecektir. 

B. KOOPERATIF BILGI SISTEMI (KOOPBİS) ve KOOPBİS YETKİLİSİ

Kooperatif Bilgi Sistemi (“KOOPBİS”), tüm kooperatiflerin ticaret sicil kayıtları, finansal tabloları, gayrimenkul durumları, yönetim kurulu ve denetçi raporları gibi bilgilerin kayıt altına alındığı ve tüm kooperatif ve üst kuruluşlar ile kooperatif ortaklarının, kooperatifçilik hizmetlerine eriştiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği sisteme verilen isimdir. 

Kooperatif Yönetim Kurulları, sistemin usul ve esaslarının yürütülmesinden sorumlu organdır. Her bir Yönetim Kurulu üyesi, KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir. Ancak Yönetim Kurulu, ilgili verilerin girişi için ayrıca bir “KOOPBİS Yetkilisi” atayabilecektir. Ancak önemle belirtmek gerekir gerekir ki KOOPBİS yetkilisi atansa dahi yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu devam edecektir. Diğer bir değişle Yönetim Kurulunun buradaki sorumluluğunu devretmesi kural olarak mümkün değildir. 

KOOPBİS Yetkilisi, Kooperatif Yönetim Kurulu tarafından atanır. KOOPBİS yetkilisi kooperatif personel veya personellerinden olabileceği gibi ortak niteliği taşımayan tamamen üçüncü bir bir kişi de olabilir. Atanan kişi adına Kooperatifin türüne göre ilgili İl Müdürlüğünden yetki tanımlama talebinde bulunulur. Örneğin Tarım Kredi Kooperatifleri için Tarım  ve Orman İl Müdürlüğü yetkilidir.  KOOPBİS yetkilisinin değişikliği veya yetkisinin iptali durumunda da aynı usul izlenir.

Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerinin girişi; kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerinin yapılması; genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin alınması, tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce gerekli diğer verilerin girişinin yapılması veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasının sağlanması; yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarının işlenmesi; genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgelerin yüklenmesi; KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metninin KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek; gerekli diğer güncellemeleri gerçekleştirmek ve yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak KOOPBİS Yetkilisinin sorumluluğunda olan konulardır. 

Yönetmelik, denetçiye de bazı yetkiler tanımıştır. Buna göre denetçi; KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile KOOPBİS’te belirtilen diğer verilere erişme; bilgilerin doğru ve güncelliğini denetleme ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma yetkisine sahiptir. 

C. ORTAKLARIN KOOPBİS İLE ERİŞEBİLECEĞİ BİLGİLER

KOOPBİS’in önemli işlevlerinden bir tanesinin kooperatif ortaklarının bilgi alma hakkının kullanılmasını kolaylaştırmak olduğu söylenebilir. Kooperatif ortakları; yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin raporlarını, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren KOOPBİS üzerinden inceleyebilir. Ayrıca kooperatif ortakları, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilir. Kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere de ortakların KOOPBİS üzerinden erişebileceği bilgilerdir.

Bu konuda son olarak ifade etmek gerekir ki; gerçek kişiler, kendilerini ilgilendiren KOOPBİS verilerini bilgi edinme hakkı çerçevesinde talep edebilir. Talepler KVKK kapsamında Genel Müdürlük veya İl Müdürlüğü tarafından değerlendirildikten sonra sonuçlanır.

D. YÜKÜMLÜLÜKLERİN İHLALİ HALİNDEKİ YAPTIRIMLAR

KOOPBİS Yetkilisinin görev ve sorumluluklarına ilişkin düzenlemelere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

Yönetim kurulu üyelerinin her biri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarmakla yükümlüdür. Aksi takdirde aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

KOOPBİS Yetkilileri; KOOPBİS’ten de erişilebilen aydınlatma metnini, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş kooperatif ortaklarına, KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içerisinde okutmak, imzalatmak ve arşivlemekle yükümlüdür Bu yükümlülüğü yerine getirmeyen yönetim kurulu üyelerinin her biri bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılacaktır. 

Yönetmelik uyarınca, aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı on bin Türk lirasını geçemez.

Her idari para cezasında olduğu gibi Yönetmelikte belirlenen ceza miktarları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılacaktır. 

Av. İzzet Gürler